Personvernerklæring for medarbeidere i Relekta

Relekta behandler personopplysninger om sine ansatte for å administrere lønn og ivareta arbeidsgiver og -personalanavar. Behandlingen er i hovedsak rettslige forpliktelser. Noe av behandlingen er basert ogsåpå interesseavveining og mottatt samtykke fra den ansatte (f.eks ved bruk av bilder). Det er HR-sjefen som har ansvaret for dette Relektas personvernerklæring vedlegges arbeidsavtalen.

Grunnlaget for behandling av medarbeideres personopplysninger er i utgangspunktet det som er nødvendig for at Relekta skal ivareta sin avtale og sitt ansvar som arbeidsgiver overfor den enkelte medarbeider, offentlige myndigheter og lovverket – herunder: kontaktdata, personnummer, pårørendes kontaktdata, lønnsnivå, tidsregistrering, skatteprosent, skattekommune CV, info fra oppfølgings- og medarbeidersamtaler, info fra evt disiplinærsamtaler, evt. skriftlige advarsler, lønnsslipper, egenmeldinger, sykemeldinger, kursbevis og påleggstrekk.

Denne informasjonen oppbevares under hele ansettelsestiden.

Personlige opplysninger knyttet til lønn og lønnskjøring behandles i Visma Lønn. Relekta har databehandler avtale med Visma i tråd med lovverket.

Personopplysninger om medarbeidere utleveres bare i forbindelse med lovpliktige utleveringer. Sletterutiner for personalopplysninger følger regnskapsloven og arkivloven og er definert i en egen rutine.

Opplysninger om navn, stilling og arbeidsområde regnes å være offentlige opplysninger og kan publiseres på Relektas nettsider.

Personalmapper blir ryddet ved utløp av arbeidsforholdet. Opplysninger om ansattforhold, varighet av arbeidsforholdet, arbeidsoppgaver og opplysninger som er av interesse i forbindelse med regnskapsmessige faktorer beholdes, og vi følger regnskapsloven og arkivloven. Opplysningene oppbevares i lønnssystem, digitalt arkiv og fjernarkiv og vil ikke bli utlevert til andre uten at den tidligere ansatte ber om det.

Fem år etter at en person har sluttet i Relekta vil personlige opplysninger om vedkommende slettes – opplysningene vil også kunne slettes før hvis en tidligere medarbeider anmoder om det. Unntaket er eventuell informasjon Relekta unntaksvis trenger å beholde for å ivareta sine interesser.
 

Personlige opplysninger for medarbeidere og deres følge i forbindelse med arrangementer

Følgende personlige opplysninger registreres og behandles i forbindelse med firmaarrangementer/-reiser om medarbeidere og deres følge: navn, kontaktdata, matallergier og funksjonshemninger som krever tilrettelegging.

Helseinformasjon behandles som spesielt sensitive opplysninger som krever spesielt god beskyttelse. Hensikten med å innhente og behandle informasjonen er å gi den enkelte en god og tilrettelagt opplevelse. Det er kun reise- og arrangementsansvarlig i Relekta som har adgang til informasjonen. Deler av informasjonen vil imidlertid bli delt med aktuelle hotell/spisesteder for å ivareta deltakerens helsemessige interesser.

Behandlingsgrunnlaget er samtykke fra den enkelte deltaker, og det oppbevares inntil den aktuelle medarbeider slutter.
 

Bilder av medarbeidere

Bilder av medarbeidere regnes som persondata. I tilfeller der Relekta tar bilder i felles regi, for eksempel under fellessamlinger som salgsseminarer, årsfester mm. skal disse lagres i en felles bildebank. I tilfeller der det er 10 eller færre mennesker på bildet skal bildet merkes med hvem som er avbildet. Medarbeidere skal ha mulighet til å få innsyn i hvilke bilder som finnes av dem i våre arkiver. En medarbeider kan be Relekta slette bildet dersom han eller hun er alene på bildet. Den tekniske bildebankløsningen eies av Team marked.

Relekta har ikke mulighet til å ha oversikt over hvilke bilder medarbeidere tar av kollegaer på jobb eller i sosiale sammenkomster, men oppfordrer til å ikke lagre bilder av andre medarbeidere på fellesområdene.

Kontakt Personvernansvarlig i Relekta ved begjæringer samt øvrige spørsmål som gjelder behandling av personopplysninger ved å sende en epost til: personvern@relekta.no